QUY ĐỊNH

V/v phân công nhiệm vụ cho công chức, lao động

thuộc Văn phòng

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được quy định tại Quyết định số 340/QĐ-SGTVT-VP ngày 14/8/2020 của Giám đốc Sở Giao thông vận tải;

Căn cứ Quyết định số 3096/QĐ-SGTVT-VP ngày 16/9/2015 của Giám đốc Sở GTVT về việc ban hành lại quy chế làm việc của Sở Giao thông vận tải Hà Tĩnh;

Căn cứ Quyết định số 30/QĐ-SNV  ngày 08/02/2017 của Sở Nội vụ về việc tuyển dụng bà Phan Ngọc Thùy Chi vào làm việc tại vị trí Pháp chế thuộc Văn phòng;

Căn cứ Kết luận cuộc họp tập thể Văn phòng ngày 05/4/2017, Chánh Văn phòng quyết định phân công lại nhiệm vụ cho công chức, lao động thuộc Văn phòng như sau:

I. NGUYÊN TẮC PHÂN CÔNG:

          1. Chánh Văn phòng lãnh đạo, quản lý, điều hành chung mọi hoạt động và công tác của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được Giám đốc Sở giao, chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo sở về mọi mặt hoạt động của Văn phòng, trừ trách nhiệm thuộc thẩm quyền của Kế toán theo Luật Kế toán.

          2. Phó Văn phòng; Kế toán Văn phòng giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành và thực thi công vụ theo từng lĩnh vực công tác được Chánh Văn phòng phân công, được ủy quyền ký nháy tham mưu văn bản và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước Lãnh đạo sở và trước Pháp luật về nội dung tham mưu và kết quả công tác thuộc nhiệm vụ được phân công (các văn bản do Phó Văn phòng ký nháy khi ban hành, Phó Văn phòng phải gửi Chánh Văn phòng 01 bản để báo cáo).

          3. Các Chuyên viên, cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể hay nhóm  nhiệm vụ thuộc lĩnh vực phụ trách của đồng chí Lãnh đạo Văn phòng nào thì chịu sự chỉ đạo của đồng chí đó và chịu sự chỉ đạo điều hành chung của Chánh Văn phòng. Trường hợp có vướng mắc trong chỉ đạo điều hành, kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng để thống nhất giải quyết.

          4. Hàng tháng Văn phòng tổ chức họp toàn thể hoặc hội ý Tập thể Lãnh đạo để rà soát, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng, triển khai nhiệm vụ mới theo kế hoạch, theo thông báo Hội nghị giao ban hoặc đột xuất theo yêu cầu của nhiệm vụ.

I. NHIỆM VỤ CỦA TỪNG CHỨC DANH CÁN BỘ CÔNG CHỨC:

1. Đồng chí Phan Ngọc Quyết - Chánh Văn phòng: Phụ trách điều hành chung, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, lao động, tiền lương, chế độ chính sách đối với cán bộ công chức, nhiệm vụ cụ thể như sau:

1.1. Tiếp nhận xử lý văn bản, phân công và điều phối công việc thuộc Văn phòng, tham gia điều phối công việc toàn cơ quan theo thẩm quyền được giao;

1.2. Soát xét, hiệu chỉnh các văn bản do Văn phòng soạn thảo và các văn bản do phòng, ban khác tham mưu thuộc thẩm quyền soát xét của Văn phòng trước khi ban hành hoặc trình ký ban hành;

1.3. Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo các văn bản tham mưu về quy hoạch, kế hoạch và thực hiện công tác tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, nghỉ việc, thay đổi vị trí, kỷ luật đối với cán bộ công chức và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc;

1.4.  Tham mưu đánh giá cán bộ công chức; chỉ đạo Thống kê nhân sự  lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán bộ công chức, viên chức  hàng năm;

1.5.  Chỉ đạo và phối hợp giải quyết chế độ đối với người có công (thương binh, liệt sỹ, xác nhận công lao... );

1.6. Chủ trì xây dựng các đề án về thành lập, sát nhập, giải thể tổ chức; sửa đổi. bổ sung quy chế làm việc của cơ quan;

1.7. Phụ trách công tác xây dựng Đảng; theo dõi chung tình hình chính trị nội bộ cơ quan;

1.8. Thành viên các ban của Sở: Ban phòng chống tham nhũng, Ban Chỉ huy phòng, chống thiên tai; Ban Chỉ đạo cơ quan đảm bảo an toàn về ANTT; Ban Vận động xây dựng Cơ quan đạt chuẩn văn hóa và các ban, các hội đồng theo Quyết định của Sở.

Trực tiếp ký thừa lệnh, ký nháy tham mưu các văn bản:

          - Được Thừa lệnh Giám đốc ký Thông báo nội dung họp, giấy mời họp, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận thời gian công tác theo thẩm quyền được giao;Ký đối chiếu xăng dầu theo ủy quyền của Chủ tài khoản Văn phòng:

          - Ký nháy soát thể thức Văn bản, Ký nháy tham mưu các văn bản do Văn phòng soạn thảo (các lĩnh vực đã phân công cho Phó Văn phòng, Chánh Văn phòng chỉ ký nháy  khi Phó văn phòng đi vắng hoặc xét thấy cần thiết).

          2. Đồng chí Nguyễn Văn Lâm - Chuyên viên: Giúp Chánh văn phòng phụ trách công tác Quản trị hành chính văn phòng, Quốc phòng –An ninh, Thi đua khen thưởng, chế độ chính sách đối với người có công; thay Chánh văn phòng điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng, nhiệm vụ cụ thể:

2.1. Theo dõi, giám sát việc chấp hành kỷ cương kỷ luật hành chính của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức lao động trong Cơ quan Sở;

2.2. Theo dõi, quản lý lực lượng bảo vệ cơ quan; tình hình an ninh, trật tự; an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ toàn khu vực cơ quan;

2.3 Tham mưu xây dựng kế hoạch huấn luyện DQTV, tổ chức diễn tập phòng thủ, theo dõi quản lý lực lượng TVCQ và báo cáo công tác QPAN;

2.4. Quản lý đất đai, tài sản cơ quan; phụ trách việc lập và triển khai kế hoạch xây dựng, mua sắm, sữa chữa tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan theo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu; mua sắm trang thiết bị phòng chống lụt bão hàng năm;

2.5. Chủ trì việc chỉ đạo Kế toán văn phòng thành lập hội đồng kiểm kê đánh giá tài sản hàng năm và tham mưu xử lý kết quả kiểm kê đánh giá tài sản; chủ trì duy trì và cải tiến Quy trình Quản lý tài sản theo HTQLCT ISO 9001-2008;

2.6. Theo dõi lịch công tác của lãnh đạo, của Văn phòng để điều động xe, bố trí phòng họp, tổ chức tiếp khách, phục vụ hội họp, khởi công, khánh thành, hiếu hỷ; đón đoàn ra, đoàn vào; trực tiếp điều hành bộ phận văn thư lưu trữ,  phục vụ, lái xe, bảo vệ;

2.7. Tham mưu chương trình, tổ chức phát động và sơ tổng kết phong trào thi đua; tham mưu văn bản triển khai suy tôn và tổng hợp danh sách trình Hội đồng thi đua khen thưởng, xét khen thưởng định kỳ, đột xuất, xét tặng Kỷ niệm chương  (phối hợp thường trực Công đoàn Ngành, phòng Quy hoach Kế hoạch);

2.8. Tham mưu công tác dân vận chính quyền và giải quyết chế độ chính sách đối với người có công (thành tích kháng chiến, thành tích đối với ngành…);

2.9. Thành viên các ban: Ban Chỉ đạo cơ quan đảm bảo an toàn về ANTT; Ban Vận động xây dựng Cơ quan đạt chuẩn văn hóa và các ban các hội đồng theo quyết định của Sở.

          2.10. Phụ trách tổ hậu cần thuộc Ban phòng chống lụt bão Sở và làm một số nhiệm vụ khác khi được Chánh Văn phòng phân công.

          Trực tiếp ký tham mưu và ký nháy các văn bản:

          - Kế hoạch, Dự trù mua sắm trang bị, sửa chữa tài sản, công cụ, dụng cụ, văn phòng, phòng chống lụt bão ... và Văn bản Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng mua sắm, sửa chữa; xác nhận chứng từ thanh toán;

          - Các văn bản kiểm kê, thanh lý tài sản; hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ và hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ;

          - Các Văn bản thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh;

          - Các văn bản thuộc lĩnh vực thi đua khen thưởng (trừ danh sách đề nghị khen thưởng);

- Ký thừa lệnh giám đốc ký Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn Phòng (trừ Thông báo nội dung các cuộc họp) khi Chánh Văn phòng đi vắng và ký Phiếu xuất  xăng dầu; Lệnh điều xe.

          3. Đồng chí Nguyễn Trần Thông - Phó Văn phòng:  Giúp Chánh Văn phòng phụ trách công tác pháp chế, cải cách hành chính; thay chánh, Phó văn phòng điều hành Văn phòng khi Chánh, Phó văn phòng đi vắng, nhiệm vụ cụ thể như sau:

3.1. Chủ trì việc soát xét cơ sở pháp lý khi Sở ban hành các văn bản có tính quy phạm và tham mưu ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;

3.2. Chỉ đạo, theo dõi chuyên viên pháp chế: Lập kế hoạch, triển khai nhiệm vụ pháp chế, soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật; cập nhật và rà soát văn bản, tổng kết việc thực thi pháp luật của cơ quan; trợ giúp pháp lý cho tổ chức, cá nhân.

3.3.  Phối hợp Chánh Văn phòng tham mưu xây dựng các đề án kiện toàn tổ chức; quản lý, sử dụng công chức, viên chức lao động;

          3.4 Trực tiếp tham mưu xây dựng kế hoạch CCHC, đề án CCHC, giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo triển khai và tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm (kể cả tổng hợp kết quả giao nhận và trả kết quả của các phòng chuyên môn);

          3.5. Chủ trì làm đầu mối rà soát, kiểm soát, công khai thủ tục hành chính;

3.6. Trực tiếp kiểm tra rà soát báo cáo tiến độ thực hiện nhiệm vụ cấp trên giao của các phòng, ban, đơn vị báo cáo Giám đốc sở hàng tháng và thông báo tại Hội nghị giao ban định kỳ;

3.7. Thư ký ISO, chủ trì tham mưu chỉ đạo duy trì và cải tiến Hệ thống QLCL của Sở;

3.8. Thư ký Ban Biên tập Website của Sở;

3.9. Phụ trách công tác thanh niên và Làm một số nhiệm vụ khác khi được Chánh Văn phòng phân công.

Trực tiếp ký nháy tham mưu các văn bản:

          - Kế hoạch CCHC, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật;

          - Các báo cáo định kỳ, các văn bản chỉ đạo, triển khai thuộc lĩnh vực được phân công, trừ Báo cáo tổng kết năm;

          - Ký thừa lệnh giám đốc ban hành thông báo nội dung các cuộc họp khi Chánh Văn phòng đi vắng.

          4. Đồng chí Lê Thị Thanh Mỹ - Kế toán văn phòng: Phụ trách công tác Kế toán khối hành chính văn phòng và chế độ bảo hiểm xã hội, nhiệm vụ cụ thể:

4.1. Quản lý tài chính, tài sản cơ quan theo thẩm quyền được luật định và tham mưu ban hành các văn bản quản lý có liên quan;

4.2. Lập kế hoạch, và theo dõi, làm nghiệp vụ kế toán thống kê, thu, chi thanh quyết toán chi phí phát sinh hàng ngày theo chế độ kế toán;

4.3. Tham mưu cơ chế và tổ chức giám sát việc tổ chức thực hiện cơ chế khoán chi tiêu tài chính và quản lý sử dụng tài sản công;

4.4. Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu thanh quyết toán công nợ, ấn chỉ, tiền thu phí, văn phòng phẩm và kinh phí cấp phát hàng tháng, lập báo cáo tài chính quý và cả năm;

4.5. Làm thủ tục cấp sổ BHXH, Thẻ BH y tế, BH thân thể, BHTN; theo dõi, đôn đốc việc trích nộp kinh phí BHXH, giải quyết thủ tục nghỉ việc, nghỉ BHXH, tử tuất cho CBCC  khối hành chính văn phòng và theo dõi, tham mưu Chánh văn phòng giải quyết chế độ BHXH cho các đơn vị thuộc cơ quan;

4.6. Tính, trích nộp, báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân;

4.7. Tham gia công tác quản trị, văn phòng, lễ tân, khánh tiết theo nhiệm vụ chung của Văn phòng; giúp Chánh, phó văn phòng điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh, Phó Văn phòng đi vắng;

4.8. Làm một số nhiệm vụ khác khi được Chánh Văn phòng phân công.

Trực tiếp ký  tham mưu các văn bản:

          - Sổ sách, chứng từ theo chế độ kế toán thống kê; Luật thuế;

          - Các văn bản tham mưu thuộc lĩnh vực được phân công;

          - Quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý sử dụng tài sản công sau khi đã được Chánh Văn phòng thông qua và cùng ký nháy tham mưu.

5. Đồng chí Dương Thị Thu - Chuyên viên quản lý nhân sự, kiêm quỹ:

Phụ trách công tác quản lý, thống kê nhân sự, lao động tiền lương, kiêm quỹ và hỗ trợ thu phí, nhiệm vụ cụ thể:

5.1 Làm nghiệp vụ và tham mưu các văn bản về xây dựng cơ cấu công chức, tuyển dụng, nâng lương, chuyển ngạch, xác nhận quỹ tiền lương cho cán bộ công chức, viên chức;

5.2. Tham mưu soạn thảo các văn bản, đề án về sắp xếp, kiện toàn tổ chức, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, thay đổi vị trí, nghỉ hưu, thôi việc, kỷ luật  cán bộ, công chức;

5.3. Quản lý hồ sơ cán bộ công chức, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức hàng năm, tham mưu khai thác hồ sơ cán bộ;

5.4. Quản lý phần mềm Quản lý công chức, viên chức; cập nhật kịp thời các thông tin thay đổi đối với công chức và viên chức lãnh đạo theo phân cấp quản lý; chỉ đạo các đơn vị sự nghiệp cập nhật kịp thời các thông tin thay đổi đối với viên chức, lao động;

5.5. Đầu mối tổng hợp việc thực hiện kỷ luật, kỷ cương hành chính, tham mưu văn bản chỉ đạo thực hiện kỷ luật, kỷ cương hành chính;

5.6. Theo dõi chế độ nghỉ phép, tham mưu giảỉ quyết chế độ nghỉ phép năm cho cán bộ, công chức;

5.7. Phụ trách công tác thu phí và lệ phí, tổng hợp quyết toán phí và lệ phí hàng ngày với kế toán, văn thư; quyết toán ấn chỉ thuế hàng tháng với cục thuế;

5.8. Làm nghiệp vụ quỹ: Giao dịch thanh quyết toán với kho bạc; thu, chi, vào sổ nhật ký quỹ, xử lý chứng từ  và quyết toán với kế toán;

5.9. Triển khai thu và quyết toán, báo cáo các quỹ nhân đạo từ thiện trong toàn cơ quan sở; theo dõi việc thực hiện chế độ phụng dưỡng Mẹ Việt Nam Anh hùng.

5.10. Phụ trách công tác thiếu niên và làm một số nhiệm vụ khác do Chánh, Phó Văn phòng phân công.

6. Đồng chí Trần Thị Hồng Vân - Chuyên viên Văn thư hành chính Phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ, nhiệm vụ cụ thể:

6.1. Quản lý, sử dụng con dấu; tiếp nhận công văn đi, đến, sao (quét) văn bản, đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi, phát hành và lưu văn bản theo chế độ “Mật” và thông thường theo quy định của pháp luật;

6.2. Đóng dấu văn bản đi, hồ sơ GPLX, đóng dấu thẩm định, phù hiệu, giấy phép liên vận, giấy di chuyển phương tiện, chứng chỉ hành nghề và các giấy tờ, chứng chỉ chuyên môn khác theo quy định của pháp luật.

6.3. Trực giao dịch, tiếp nhận và phát hành điện thoại, fax, bưu phẩm, bưu kiện;

6.4. Theo dõi việc mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, các loại giấy phép;

6.5. Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu trữ : Phân loại, chỉnh lý tài liệu; tổ chức lưu trữ theo phong; hướng dẫn lập hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ cho các phòng, ban đơn vị trực thuộc; làm thủ tục huỷ hồ sơ hết hạn và chuyển giao hồ sơ về kho lưu trữ tỉnh; quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ.

7. Đồng chí Lê Thành Trung - Chuyên viên Công nghệ thông tin: Phụ trách việc ứng dụng, quản lý thiết bị công nghệ thông tin và quản trị mạng CNTT toàn cơ quan và một số nhiệm vụ khác, cụ thể như sau:

7.1. Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và tổ chức triển khai theo kế hoạch tháng, quý, năm;

7.2. Tiếp nhận và triển khai các phần mềm ứng dụng CNTT; quản lý và tham mưu công tác khai thác, sử dụng các phần mềm ứng dụng trong cơ quan;

7.3. Tham mưu ban hành các văn bản quản lý và xây dựng đề án đầu tư phát triển CNTT;

7.4.  Quản trị mạng LAN, mạng WAN, mạng Internét, Quản trị Website của Sở; tham mưu các văn bản quản lý, cập nhật tin, bài, lịch làm việc của tỉnh, bộ lên Website của Sở;

7.5. Chủ trì tổng hợp các thông tin của Ngành để xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung toàn cơ quan, cung cấp thông tin cho Cổng thông tin điện tử của tỉnh;

7.6. Phối hợp với Văn thư ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tiếp nhận và phát hành văn bản qua mạng;

7.7. Phối hợp với phòng Quản lý Vận tải PT&NL quản lý cán bộ và giao nhiệm vụ cho cán bộ CNTT của phòng ứng dụng phần mềm và quản lý Hệ thống CSDL quản lý lý GPLX mới;

7.8. Trực tiếp quản lý sử dụng thiết bị công nghệ thông tin dùng chung cho toàn cơ quan; tham mưu việc mua sắm, trang bị, sữa chữa các thiết bị CNTT, điện tử, điện lạnh và phần mềm ứng dụng CNTT;

7.9. Tham mưu xây dựng kế hoạch và triển khai công tác đào tạo, lưu hồ sơ, quy trình theo dõi công tác đào tạo;

7.10. Giúp việc cho Phó Văn phòng về các lĩnh vực thi đua khen thưởng, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ và CCHC thuộc lĩnh vực chuyên môn

7.11. Làm thêm miệm vụ mua phôi GPLX và một số nhiệm vụ khác khi được Chánh, Phó Văn phòng phân công.

8. Đồng chí Phan Ngọc Thùy Chi - Chuyên viên Pháp chế, Tổng hợp:

8.1. Tham mưu lập, đôn đốc các phòng chuyên môn, thanh tra thực hiện kế hoạch ban hành văn bản QPPL và tham gia dự thảo văn bản QPPL; trình Sở Tư pháp thẩm định văn bản và dự thảo văn bản tham gia ý kiến xây dựng luật, văn bản QPPL;

8.2. Tham mưu lập kế hoạch và phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật; phối hợp quản lý, cập nhật và khai thác tủ sách pháp luật; dự thảo báo cáo Sở Tư pháp kết quả tuyên truyền PBDGPL; tham mưu các văn bản xây dựng, triển khai thực hiện các văn bản luật, QPPL;

8.3. Phối hợp với các phòng chuyên môn và thanh tra thường xuyên rà soát, hệ thống hóa văn bản QPPL. Định kỳ 6 tháng và cả năm tổng hợp, đề xuất phương án xử lý những quy định chồng chéo, trái pháp pháp luật hoặc không còn phù hợp.

8.4. Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác kiểm tra theo dõi thi hành pháp luật trong phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý; dự thảo báo cáo kết quả theo dõi tình hình thực thi pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật; dự thảo báo cáo công tác bồi thường nhà nước, báo cáo thống kê tư pháp và các báo cáo định kỳ, đột xuất khác thuộc lĩnh vực chuyên môn được phân công theo quy định của pháp luật.

8.5. Tham gia tiếp dân, tư vấn, trợ giúp pháp lý cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp khi có yêu cầu;

8.6. Tham mưu xây dựng và tham gia ý kiến về xây dựng các văn bản thuộc hệ thống quy chế dân chủ cơ sở của cơ quan;

8.7.  Giúp Chánh Văn phòng theo dõi tiến độ thực hiện văn bản cấp trên giao, tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các thành viên thuộc Văn phòng; tổng hợp tham mưu báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng cho Giám đốc Sở, Phòng KHTC theo định kỳ hàng tháng, quý, năm; tiến độ thực hiện công việc của các thành viên cho Chánh văn phòng.

8.7. Ghi chép, tổng hợp hồ sơ, nội dung các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Chánh, Phó Văn phòng phân công.

9. Nhân viên phục vụ: Đồng chí Lê Thị Thuỷ, nhiệm vụ cụ thể:

9.1. Theo dõi, đôn đốc việc đảm bảo vệ sinh toàn khu vực cơ quan; trực tiếp đảm bảo vệ sinh khu vực Nhà văn phòng;

9.2. Phục vụ nước uống cho cơ quan, hội họp, Lãnh đạo Sở;

9.3. Mua sắm, quản lý, sử dụng các đồ dùng phục vụ cho nhiệm vụ và trang bị tại phòng họp, phòng lãnh đạo;

9.4. Mở sổ theo dõi tài sản, thiết bị, dụng cụ được giao quản lý, định kỳ đối chiếu với sổ theo dõi chung của Văn phòng và số hiện có để quản lý, mua sắm bổ sung.

9.5. Tiếp khách và làm các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh, phó Văn phòng.

10. Lái xe, bảo vệ cơ quan:

10.1. Lái xe cơ quan đảm nhiệm nhiệm vụ theo quy định tại Quy chế làm việc của Cơ quan chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Phó Văn phòng phụ trách, đồng chí Lê Văn  Sơn có trách nhiệm phụ trách chung đội ngũ lái xe của Cơ quan.

10.2.  Bảo vệ cơ quan đảm nhiệm nhiệm vụ theo quy định tại Quy chế làm việc của Cơ quan và nội dung Hợp đồng công việc được ký kết giửa Sở GTVT với từng người;

10.3. Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự điều động trực tiếp của Chánh, Phó Văn phòng.

II. NHIỆM VỤ HỖ TRỢ, GIÚP ĐỠ THAY THẾ NHAU TRONG THỰC THI CÔNG VỤ:

Mỗi cán bộ công chức thuộc phòng có trách nhiệm trao đổi nghiệp vụ cho nhau để thông thạo một việc và biết nhiều việc, sẵn sàng thay thế hoặc hỗ trợ nhau trong thực thi nhiệm vụ do Chánh, phó Văn phòng hoặc Lãnh đạo Sở giao. Khi Chánh, Phó Văn phòng đi vắng các chuyên viên chủ động hỗ trợ và thay thế nhau thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng.

Để thuận lợi cho việc thay thế và hỗ trợ nhau trong thi hành công vụ, thống nhất phân công như sau:

1.Chánh Văn phòng khi đi vắng phải thông báo và giao nhiệm vụ điều hành cho phó Văn phòng;  phó Văn phòng khi đi vắng phải báo cáo Chánh Văn phòng và đề xuất hỗ trợ công việc nếu xét thấy cần thiết;

2. Chánh, Phó Văn phòng có trách nhiệm hỗ trợ các thành viên trực thuộc khi có biến động đột xuất hoặc bố trí người hổ trợ, thay thế;

3. Đồng chí Thu, đồng chí Tường, đ/c Mỹ hỗ trợ thay thế nhau giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực quản trị Văn phòng, lễ tân, khánh tiết;

4. Đồng chí Vân, đ/c Trung hỗ trợ và thay thế nhau trong xử lý nghiệp vụ văn thư, thủ kho hành chính;

5. Đồng chí Chi hỗ trợ đồng chí Vân trong lĩnh vực lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ;

6. Đồng chí Thông, đ/c Trung hỗ trợ thay thế nhau trong lĩnh vực quản trị mạng, quản lý sử dụng thiết bị CNTT, khi cần thiết có thể nhờ cán bộ CNTT của phòng Vận tải PT&NL hỗ trợ song phải được thỏa thuận của Trưởng phòng  Quản lý Vân tải PT&NL và thông báo cho Chánh Văn phòng.

7. Đồng chí Thông, đồng chí Chi hỗ trợ thay thế nhau trong lĩnh vực Pháp chế và cải cách hành chính.

          III. NHIỆM VỤ QUẢN LÝ TÀI SẢN:

Ngoài trách nhiệm theo dõi quản lý chung của Phó văn phòng và phụ trách Kế toán theo phân công ở trên. Tài sản giao cho cán bộ công chức nào sử dụng, cán bộ công chức đó phải có trách nhiệm quản lý; nếu mất mát, hư hỏng do nguyên nhân chủ quan phải chịu trách nhiệm bồi thường theo Quy chế của Cơ quan.

Các tài sản sử dụng chung như máy Fax, máy Quét, máy phô tô, máy vi tính tại phòng Văn Thư: Văn thư, cán bộ phụ trách CNTT và các thành viên thuộc phòng đều phải có trách nhiệm theo dõi, quản lý.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

Quy định về việc phân công nhiệm vụ cho công chức, lao động Văn phòng đã được Hội nghị tập thể Văn phòng thông qua ngày 05/4/2017. Mỗi thành viên thuộc Văn phòng căn cứ vào nhiệm vụ được phân công chủ động thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì chưa phù hợp, chủ động báo cáo Chánh Văn phòng để thống nhất bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện.

Những nhiệm vụ phát sinh có tính đột xuất do Chánh, Phó văn phòng trực tiếp phân công, mọi cán bộ, nhân viên có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc.

Quyết định này thay thế Quy định ban hành ngày 22/7/2016 của Chánh Văn phòng và có hiệu lực từ ngày được ban hành./.